Büromöbel mieten oder kaufen?
Vor- und Nachteile im Vergleich
Mietmodelle aller Art erfreuen sich in den letzten Jahren immer größerer Beliebtheit. So stellen auch wir uns immer häufiger der Nachfrage, ob und für wen die Miete von Büromöbeln und Einrichtung sinnvoll ist. Wir haben unsere Erfahrungen zusammengetragen und die Vor- und Nachteile für Sie zusammengefasst. Wir bieten Ihnen übrigens beides gerne an.
Die Kosten im Vergleich
Der wahrscheinlich interessanteste Punkt gleich mal vorne Weg. Macht Büromöbel mieten aus reiner Kostensicht Sinn? Nein. Ok, so einfach ist es nicht. Aber Modellbedingt ist mieten fast immer teurer, wenn man sich die Kosten über die gesamte Lebensdauer des Produkts anschaut – wir gehen hier natürlich von langlebigen Büromöbeln und keiner Discounter-Ware aus. Warum ist das so? Ganz einfach, irgendjemand muss die Kosten für Vorratslagerung, häufigen Auf-, Abbau und Transport, ständiger Verfügbarkeit und Flexibilität im Mietmodell tragen. Und dazu möchte der Mietgeber auch noch etwas verdienen.
Dagegen steht die Argumentation, dass durch die flexible An- und Abmietung auch keine überschüssigen Möbel gekauft werden und sich dadurch die genannten Mehrkosten für das Mietmodell wieder amortisieren. Bis zu einem gewissen Grad ist das auch möglich. Allerdings dürften so starke und unregelmäßige Fluktuationen nur in sehr seltenen Fällen vorkommen, sodass sich hier nicht wirklich Kostenvorteile verwirklichen lassen. Denn sollten die Schwankungen weniger stark oder regelmäßig auftreten, lohnt sich aus Kostensicht die Vorhaltung gekaufter Einrichtung.
Und was ist mit dem Cash-Flow?
Hier hat das Mietmodell natürlich seinen Vorteil. Planbare, monatliche Raten führen zu einem konstanteren Cash-Flow im Unternehmen. Und um Anfangsinvestitionen, Abschreibungen und Inventarverwaltung muss man sich auch nicht kümmern. Allerdings bieten die meisten Büromöbelhändler auch flexible Finanzierungsformen für den Möbelkauf. Mietkauf oder Finance-Leasing sind hier gängige Angebote bei guten Fachhändlern. Diese erlauben einen regelmäßigen Cash-Flow bei gleichzeitigem Eigentumserwerb (Vollamortisation) und letztendlich geringeren Gesamtkosten.
Hohe Flexibilität beim Mieten
Ja, hier liegt der wohl entscheidende Vorteil im Mieten von Schreibtischen und Co. Sie können diese flexibel An- und Abmieten und besitzen selten auch nur einen Tisch oder Stuhl zu viel oder zu wenig. Hinzu kommt die Möglichkeit des frühzeitigen Austauschs durch neuere und modernere Produkte. Während gerade letzterer Punkt eine große Rolle bei sich rasch verändernden Technologieprodukten spielt, desto weniger ist dies der Fall für langlebige Güter wie Schreibtische, Bürostühle oder Regale. Nichtsdestotrotz, im Mietmodell bleiben Sie natürlich am flexibelsten, egal wie sich Ihre zukünftigen Pläne verändern. Ob diese Flexibilität den Mehrpreis Wert ist, muss jedes Unternehmen für sich entscheiden.
Tipp: Ihr Büromöbelhändler nimmt bestimmt auch eine kurzzeitige und kostengünstige Zwischenlagerung Ihrer nicht in Benutzung befindlichen Möbel vor – so bleiben Sie flexibel, auch mit Ihren eigenen Möbeln.
Der Faktor Nachhaltigkeit
Immer wieder werden Mietmodelle als die nachhaltigere Alternative angepriesen, da die Möbel nach der Rückgabe weiter vermietet werden. Aber sind Mietmöbel deshalb wirklich nachhaltiger? Neben den verwendeten Materialien und Produktionsabläufen, hängt es im Wesentlichen von drei verschiedenen Faktoren ab:
1. Wie lange mieten Sie die Büromöbel?
2. Wird die Einrichtung danach tatsächlich nochmal Weitervermietet? Und
3. Wie lange würden Sie eine gekaufte Büroeinrichtung verwendeten?
Nachhaltigkeit entsteht durch Qualität und Nutzungsdauer
Erläutern wir das Ganze mal exemplarisch: Unsere Kunden verwenden Ihre Büromöbel im Schnitt länger als 10 Jahre. Ein solcher z.B. Schreibtisch, wird nach den Wünschen des Kunden gefertigt, direkt bei Ihm angeliefert und entweder erst nach der kompletten Nutzungsdauer wieder Abgeholt oder einmal mit umgezogen.
Der gleiche Schreibtisch wird im Mietmodell erst produziert und dann für Sie in einem Lager vorgehalten, da eine konstante Verfügbarkeit garantiert wird. Von dort werden die benötigten Schreibtische zum Kunden transportiert. Je nach Mietdauer und Häufigkeit der An- und Abmietung von Schreibtischen werden diese dann zwischen Lagerhalle und verschiedenen Kunden hin- und her transportiert. Transport und häufiges Montieren und Demontieren lassen die Möbel natürlich auch schneller Verschleißen. Die mögliche Nutzungsdauer sinkt. Ob die Mietmöbel nach 5 Jahren noch ein weiteres Mal vermietet werden ist sehr fraglich, da die Zahl der Abnehmer solch gebrauchter Büromöbel aus eigener Erfahrung eher gering ist.
Die Büromöbel zu kaufen oder zu mieten entscheidet also nicht über die Nachhaltigkeit. Viel mehr sind es die bei der Produktion verwendeten Materialien und die tatsächliche Nutzungsdauer der Einrichtung.
Fazit: Für wen und wann eignet sich das Mieten von Büromöbeln?
Die Kosten für das Mieten von Büroeinrichtung fallen höher aus als beim Kauf. Aber es ergeben sich aus den beschriebenen Annahmen mehrere Szenarien für die sich eine Anmietung von Büromöbeln eignen kann:
- Als Zusatz zu der allgemeinen Büroeinrichtung und zum Ausgleich von kurzfristigen Schwankungen: Sie haben keinen Platz oder Lust, ein oder zwei Schreibtische + Stühle für kurzfristige Bedarfe vorzuhalten. Oder haben vielleicht einen Raum den Sie gerne in kürzeren Abschnitten den Gegebenheiten anpassen – mal für Workshops, mal als Büro und eventuell irgendwann mal als Kicker-Raum.
- Start-Ups oder Unternehmen in ungewisser (Wachstums-) Phase: Sie sind noch nicht so weit zu sagen wo Ihr Unternehmen in 2 Jahren steht? 20, 50 oder doch 150 Mitarbeiter. Hier könnte sich die zwischenzeitliche Anmietung von Möbeln bis zur Feststellung der langfristigen Geschäftsaussichten lohnen.
- Unternehmen die völlige Flexibilität wünschen: Sie möchten immer flexibel bleiben, Ihre Teams arbeiten so agil, dass in ein paar Monaten vielleicht das komplette Modell schon wieder auf den Kopf gestellt ist oder vielleicht ist Ihr jetziger Standort sowieso nur temporär. Mehrkosten spielen hier eine untergeordnete Rolle.
- Zeitlich begrenztes Homeoffice: Sie oder Ihre Mitarbeiter sind nur temporär im Homeoffice und werden auch später nicht regelmäßig von zu Haus aus arbeiten? Für einen kurzen Zeitraum ist die Miete hier sicherlich eine gute Option.
